Hurtownia Materiałów Budowlanych
Jak ERPNext zastąpił drogi ERP i zaoszczędził 80% kosztów licencji przy zwiększeniu efektywności
Kluczowe Rezultaty
Profil Hurtowni
Model biznesowy: Polska hurtownia materiałów budowlanych z 15-letnim doświadczeniem. Struktura zatrudnienia: 40 pracowników (25 w magazynie/logistyce, 10 w sprzedaży, 5 w administracji). Asortyment: 10 000+ SKU w 4 magazynach (centralny + 3 regionalne).
Model sprzedaży: 70% sprzedaż z magazynu, 30% cross-docking. Handlowcy: 8 przedstawicieli terenowych z mobilnym dostępem do systemu. Ceny: cenniki progowe (3 poziomy), rabaty wolumenowe, indywidualne negocjacje dla kluczowych klientów. Klienci: 500+ firm budowlanych, 50 deweloperów, 10 sieci handlowych.
Migracja z drogiego ERP była projektem ryzykownym ze względu na złożoność procesów i konieczność utrzymania ciągłości operacyjnej.
Wyzwania
- Stary system ERP - drogie licencje (60 000 zł/rok), brak elastyczności
- Problemy z obsługą dużej liczby SKU (10 000+ produktów)
- Brak mobilnego dostępu dla przedstawicieli handlowych
- Trudności w zarządzaniu cenami i rabatami dla klientów B2B
- Wysokie koszty utrzymania i aktualizacji starego systemu
- Wolne tempo wprowadzania zmian i nowych funkcji
Rozwiązanie
- Zarządzanie magazynem - obsługa 10 000+ SKU, wielomagazynowość
- Cenniki B2B - indywidualne cenniki i rabaty dla klientów
- Mobilny dostęp - aplikacja webowa dla przedstawicieli
- Integracje - WMS, system transportowy, EDI z dostawcami
- CRM i sprzedaż - zarządzanie klientami B2B, oferty, zamówienia
- Bez opłat licencyjnych - tylko hosting (12 000 zł/rok)
Migracja Danych - Proces i Wyzwania
Migracja 10 000+ SKU ze starego ERP była złożonym procesem wymagającym intensywnej pracy nad czyszczeniem i ujednoliceniem danych. Główne wyzwania:
🗂️ Kartoteki Towarów
Wykryto i usunięto 1 200 duplikatów SKU. Zunifikowano jednostki miary (szt/m/kg) dla 800 produktów. Poprawiono kategorie i atrybuty dla 2 500 pozycji.
👥 Kontrahenci
Przeniesiono 560 klientów B2B z historią transakcji. Scalono 85 duplikatów firm. Zweryfikowano dane NIP i adresy dla wszystkich podmiotów.
💰 Cenniki i Rabaty
Zrekonstruowano 3 poziomy cenników progowych. Przeniesiono 450 indywidualnych umów rabatowych. Część reguł wymagała ręcznego dopasowania do nowej struktury.
📦 Stany Magazynowe
Zsynchronizowano stany z 4 magazynów. Korekta discrepancies w 15% pozycji. Historia dokumentów sprzedażowych przeniesiona częściowo (ostatnie 2 lata).
Czas migracji: 3 tygodnie intensywnej pracy + 1 tydzień weryfikacji. Ryzyko: Wymagało tymczasowego podwójnego prowadzenia stanów.
Integracje i Rozszerzenia Dedykowane
✅ Standard ERPNext
- Podstawowe zarządzanie magazynem
- Fakturowanie i księgowość
- CRM podstawowy
- Mobilny dostęp (web)
- Raporty standardowe
⚙️ Custom Extensions
- Zaawansowany WMS (lokalizacje, zbiórki)
- Wielopoziomowe cenniki B2B
- Integracja systemu transportowego
- Zaawansowane raporty magazynowe
- Automatyczne rezerwacje towaru
🔌 Integracje Zewnętrzne
- EDI z głównymi dostawcami (API)
- System transportowy (kurierzy)
- Platforma B2B dla klientów
- Bank (wymiany walut, płatności)
Uwaga: ERPNext nie posiada natywnego WMS klasy hurtowej ani pełnego EDI PL - wszystkie te funkcjonalności wymagają dedykowanych rozszerzeń i testów integracyjnych.
Szczegóły Wdrożenia
Skala i Charakter Kosztowy Projektu
To wdrożenie należy do kategorii projektów średnio-zaawansowanych do złożonych. Punktem wyjścia była działająca firma z rozbudowaną strukturą danych, wieloma magazynami i aktywną bazą klientów B2B – co oznaczało, że projekt nie mógł być realizowany metodą szybkiego startu ani w oparciu o pakiet podstawowy.
Ten projekt wykraczał poza zakres gotowych pakietów startowych – zarówno ze względu na skalę migracji danych, jak i konieczność zachowania ciągłości operacyjnej w trakcie przełączenia systemów.
- Migracja z działającego ERP – przeniesienie 10 000+ SKU, 560 kontrahentów, indywidualnych cenników i stanów z 4 magazynów wymagało osobnego etapu planowania, czyszczenia i weryfikacji danych
- Złożoność danych cenowych – 3 poziomy cenników progowych i 450 indywidualnych umów rabatowych to główny czynnik kosztowy odróżniający ten projekt od wdrożeń prostszych branż
- Dedykowane rozszerzenia – zaawansowany WMS z lokalizacjami, wielopoziomowe cenniki B2B i integracja z systemem transportowym wymagały prac programistycznych poza standardem ERPNext
- Etap stabilizacji – po uruchomieniu produkcyjnym projekt obejmował 4–6 tygodni równoległego działania systemów i korekt operacyjnych; tego kosztu nie ma w projektach typu szybki start
- Ciągłość operacyjna – przełączenie firmy z 40 pracownikami i aktywną sprzedażą wymagało planowania okna migracyjnego, podwójnej dokumentacji i dodatkowych zasobów projektowych
Koszty tego rodzaju wdrożeń są determinowane przez zakres migracji, liczbę i złożoność integracji zewnętrznych oraz wymagania dotyczące ciągłości operacyjnej – każdy z tych czynników może istotnie zmienić nakład pracy. Ten case study pokazuje skalę i charakter projektu, a nie gotową ofertę cenową.
Czego Nie Wdrożono / Nie Rozwiązano
Brak Zaawansowanego APS
Zaawansowane planowanie i harmonogramowanie zasobów produkcyjnych nie zostało wdrożone
Część Decyzji Ręcznych
Kluczowe decyzje magazynowe i logistyczne nadal wymagają weryfikacji ręcznej
Niepełna Automatyzacja EDI
Integracje EDI uruchomione podstawowo - pełna automatyzacja planowana w kolejnym etapie
"Migracja była wymagającym projektem - przez 4 tygodnie prowadziliśmy podwójną dokumentację. Ostatecznie zaoszczędziliśmy 48 000 zł rocznie na licencjach. Handlowcy docenili mobilny dostęp, choć początkowo mieli trudności z adaptacją. System jest stabilny, choć część procesów wciąż wymaga dopracowania."
Marek Nowicki Prezes, Hurtownia Materiałów Budowlanych
Przebieg Wdrożenia
Tydzień 1-4: Analiza i Planowanie
Audyt procesów hurtowych, analiza struktury danych w starym ERP, projektowanie migracji, planowanie równoległego działania systemów
Tydzień 5-9: Migracja i Konfiguracja
Migracja 10 000+ produktów, klientów B2B, stanów magazynowych, konfiguracja cenników i rabatów, integracje z WMS i systemem transportowym
Tydzień 10-12: Testy i Uruchomienie
Szkolenia dla wszystkich działów (sprzedaż, magazyn, księgowość), równoległe działanie systemów, weryfikacja danych, pełne uruchomienie
Chcesz podobne rezultaty?
Umów bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak ERPNext może zastąpić Twój drogi ERP