Mniej ręcznej obsługi zamówień
Dane zlecenia trafiają do procesu produkcyjnego bez wielokrotnego przepisywania informacji z maili do arkuszy i rozpisek.
Produkcja
Jak producent mebli ograniczył ponad 100 godzin ręcznej pracy miesięcznie dzięki ERPNext
Od rozproszonych arkuszy Excel do jednego systemu dla produkcji, sprzedaży B2B i obsługi dystrybutorów.
Efekty i parametry projektu
88 000 zł
Wartość projektu
798 zł/mc
Miesięczny koszt systemu
100–120 h
Szacowany odzyskany czas miesięcznie
9 mies.
Okres zwrotu inwestycji
Skąd bierze się szacunek 100–120 godzin?
Przed wdrożeniem około 120 zamówień miesięcznie trafiało do firmy mailowo. Pracownik odczytywał wiadomość, przepisywał dane do rozpiski dla produkcji, sprawdzał materiały, przygotowywał dane dla kuriera i odpowiadał klientom o statusie realizacji. Po wdrożeniu zamówienia trafiają do jednego obiegu, a etykiety kurierskie generują się automatycznie.
Nie prowadzono wcześniej ewidencji czasu dla każdej czynności, dlatego nie przedstawiamy poniższych pozycji jako dokładnego pomiaru. Zestawienie pokazuje, z jakich etapów składała się ręczna obsługa zamówień i które dane są potwierdzone.
| Proces przed wdrożeniem | Podstawa oceny | Wniosek |
|---|---|---|
| Odczytanie maila i sprawdzenie kompletności zamówienia | Szacunek procesu; czas nie był osobno mierzony | Część szacunku |
| Przepisanie zamówienia do rozpiski produkcyjnej | Szacunek procesu; czas nie był osobno mierzony | Część szacunku |
| Sprawdzenie materiałów i przygotowanie zapotrzebowania | Szacunek procesu; czas nie był osobno mierzony | Część szacunku |
| Przepisywanie adresów i generowanie etykiet | Pomiar operacyjny: około 8 h / tydzień | około 35 h / miesiąc |
| Informowanie klientów o statusie zamówień | Szacunek procesu; czas nie był osobno mierzony | Część szacunku |
| Korekty brakujących lub błędnych danych | Szacunek procesu; czas nie był osobno mierzony | Część szacunku |
| Wynik komunikowany na stronie | szacunkowo 100–120 h / miesiąc | |
Około 8 godzin tygodniowo na etykiety, czyli około 35 godzin miesięcznie, to pomiar operacyjny. Pozostałe czynności — odczytywanie maili, przygotowanie rozpisek produkcyjnych, sprawdzanie materiałów, statusy i korekty — nie były wcześniej mierzone osobno. Dlatego 100–120 godzin traktujemy jako szacunek odzyskanego czasu pracy, a nie jako niezależny audyt.
Okres zwrotu inwestycji
Koszt wdrożenia ÷ miesięczna korzyść netto, obejmująca wartość odzyskanego czasu, ograniczenie błędów i koszt miesięczny systemu.
Punkt wyjścia: produkcja B2B bez jednego systemu
Komfort Meble produkuje narożniki, kanapy i łóżka tapicerowane. Firma zatrudnia 15 osób, realizuje około 120 zleceń miesięcznie i obsługuje 23 dystrybutorów w Polsce. Przed wdrożeniem dane o zleceniach, materiałach i klientach były rozproszone w Excelach, co utrudniało kontrolę produkcji i terminową komunikację.
15pracowników
120zleceń miesięcznie
23dystrybutorów B2B
7 mies.do uruchomienia
Co spowalniało produkcję i obsługę klientów
- Zlecenia i dane rozproszone w arkuszach Excel
- Ręczne wysyłanie powiadomień do klientów
- Przepisywanie adresów i drukowanie etykiet kurierskich
- Brak kontroli nad stanami materiałów
- Ręczne tworzenie list zapotrzebowań materiałowych
- Problemy z rozliczaniem zaliczek
- Brak jednego kanału komunikacji z 23 dystrybutorami
- 3-4 dni opóźnienia w komunikacji ze skutkiem reklamacji
Co zmienił ERPNext
- System ERP - jedno źródło prawdy zamiast rozproszonych Exceli
- Portal B2B dla dystrybutorów - dostęp 24/7 do statusów zamówień
- Automatyczne powiadomienia - email/SMS w kluczowych etapach
- Integracja z kurierami - API InPost/DPD/DHL, etykiety 1 klik
- Automatyczne zapotrzebowania - analiza BOM vs. stany magazynowe
- System finansowy - automatyczne rozliczanie zaliczek
- Zarządzanie produkcją - BOM + zlecenia produkcyjne
- Odzyskany czas - szacunkowo 100–120 godzin miesięcznie
Rezultat biznesowy
Więcej kontroli nad produkcją bez dokładania ręcznej pracy
ERPNext nie tylko zastąpił arkusze Excel. Połączył zamówienia, produkcję, materiały, wysyłkę i komunikację z dystrybutorami w jeden obieg. Dzięki temu zespół może skupić się na realizacji zleceń, a nie na przepisywaniu danych między narzędziami.
Szybsza obsługa dystrybutorów
23 dystrybutorów może sprawdzać statusy zamówień w portalu B2B, zamiast każdorazowo prosić pracowników o aktualizację.
Spójne dane dla produkcji
Produkcja pracuje na jednym źródle informacji o zleceniu, materiałach i terminie, co ogranicza ryzyko pomyłek przy przekazywaniu danych.
Czas na pracę o większej wartości
Szacunkowo 100–120 godzin miesięcznie nie jest już przeznaczane na ręczne przepisywanie, etykiety i powtarzalną komunikację. To czas, który firma może przeznaczyć na obsługę klientów i rozwój.
Zakres i parametry wdrożenia
Koszt realizacji wdrożenia
88 000 zł (realizacja etapowa)
Szkolenia
4 dni (biuro + produkcja)
Integracje
Portal B2B + kurierzy API
Czas wdrożenia
7 miesięcy
Zakres projektu za 88 000 zł
Kwota obejmowała konkretny, uzgodniony zakres wdrożenia rozliczany etapowo. Poniżej pokazujemy, jakie prace i funkcje znalazły się w projekcie oraz co pozostało poza jego zakresem.
W projekcie ujęto
- Analiza procesów biznesowych (produkcja + sprzedaż B2B)
- Konfiguracja ERPNext: produkcja, BOM, zlecenia, magazyn, finanse
- Portal B2B dla dystrybutorów (standardowy moduł ERPNext)
- Integracja z kurierami (API InPost / DPD / DHL)
- Automatyczne powiadomienia email/SMS w kluczowych etapach
- Migracja danych z Excela (produkty, kontrahenci, stany magazynowe)
- Szkolenia dla zespołu biurowego i produkcji (4 dni)
- Opieka powdrożeniowa przez pierwsze 3 miesiące
Poza zakresem projektu
- Integracja z zewnętrznym systemem księgowym klienta
- Dedykowane raporty niestandardowe (poza standardem ERPNext)
- Rozbudowany e-commerce (sklep internetowy B2C)
- Obsługa wielowalutowości i sprzedaży eksportowej
- Dodatkowe moduły (HR, lista płac, serwis posprzedażowy)
Zakres tego wdrożenia odpowiada typowemu projektowi dla małej firmy produkcyjnej z prostym modelem sprzedaży B2B – bez złożonych integracji i bez wieloetapowego łańcucha dostaw. Koszt każdego wdrożenia zależy od zakresu funkcjonalnego, liczby integracji oraz jakości i kompletności danych wejściowych – dlatego ten case study służy jako punkt odniesienia, a nie jako oferta cenowa.
"Kiedyś spędzałam wieczory na wystawianiu faktur, dzwonieniu do klientów i liczeniu materiałów. Teraz system robi to za mnie. Nasi dystrybutorzy są zachwyceni portalem – widzą wszystko online. Najlepsza inwestycja w rozwój firmy w ostatnich latach. Za niecałe 800 zł miesięcznie mam narzędzie, które wcześniej kosztowałoby dziesiątki tysięcy."
Anna Nowak Współwłaścicielka, Komfort Meble
7 miesięcy do uruchomienia produkcji
M1
Miesiąc 1: Analiza i projektowanie
Szczegółowy audyt procesów produkcyjnych i sprzedaży B2B, mapowanie workflow, inwentaryzacja danych w Excelach, przygotowanie specyfikacji wdrożenia
M2
Miesiąc 2: Konfiguracja podstawowa
Konfiguracja modułów: sprzedaż, zakupy, magazyn, finanse; migracja kartotek kontrahentów i produktów z Excela
M3
Miesiąc 3: Produkcja i BOM
Budowa struktury BOM dla asortymentu, konfiguracja zleceń produkcyjnych, automatyczne zapotrzebowania materiałowe, testy z realnym zleceniem
M4
Miesiąc 4: Portal B2B i integracje
Uruchomienie portalu B2B dla dystrybutorów, integracja API z firmami kurierskimi, konfiguracja automatycznych powiadomień email/SMS
M5
Miesiąc 5: Szkolenia zespołu
Szkolenia dla pracowników biura i hali produkcyjnej (4 dni), onboarding dystrybutorów do portalu B2B, dokumentacja użytkownika
M6
Miesiąc 6: Testy równoległe
Równoległa praca w Excelu i ERPNext, weryfikacja poprawności danych, dostrajanie procesów i automatyzacji na podstawie uwag zespołu
M7
Miesiąc 7: Pełne uruchomienie
Całkowite wyłączenie Exceli, produkcyjne uruchomienie wszystkich modułów, aktywacja portalu B2B dla wszystkich 23 dystrybutorów, start opieki powdrożeniowej
Zobacz, co można zautomatyzować w Twojej produkcji
Opowiedz nam o zleceniach, materiałach i obsłudze klientów. Podczas bezpłatnej konsultacji wskażemy możliwy zakres wdrożenia ERPNext.