Producent Mebli Tapicerowanych – Firma "Komfort Meble"
Od arkuszy Excel do profesjonalnego systemu ERP – transformacja w 7 miesiącach
Kluczowe Rezultaty
O Firmie
Firma "Komfort Meble" to producent mebli tapicerowanych zatrudniający 15 pracowników (produkcja + biuro). Specjalizują się w produkcji narożników, kanap i łóżek tapicerowanych. Realizują około 120 zleceń miesięcznie dla 23 dystrybutorów w Polsce w modelu B2B i hurtowym. Przed wdrożeniem ERPNext firma zarządzała wszystkimi procesami w arkuszach Excel, co powodowało permanentny chaos, pomyłki i opóźnienia w komunikacji.
Wyzwania
- Zlecenia w Excel – permanentny chaos i pomyłki
- Ręczne wysyłanie powiadomień do klientów
- Przepisywanie adresów i drukowanie etykiet kurierskich
- Brak kontroli nad stanami materiałów
- Ręczne tworzenie list zapotrzebowań materiałowych
- Problemy z rozliczaniem zaliczek
- Chaos w komunikacji z 23 dystrybutorami
- 3-4 dni opóźnienia w komunikacji ze skutkiem reklamacji
Rozwiązanie
- System ERP - jedno źródło prawdy zamiast rozproszonych Exceli
- Portal B2B dla dystrybutorów - dostęp 24/7 do statusów zamówień
- Automatyczne powiadomienia - email/SMS w kluczowych etapach
- Integracja z kurierami - API InPost/DPD/DHL, etykiety 1 klik
- Automatyczne zapotrzebowania - analiza BOM vs. stany magazynowe
- System finansowy - automatyczne rozliczanie zaliczek
- Zarządzanie produkcją - BOM + zlecenia produkcyjne
- Oszczędność - 100 godzin miesięcznie
Szczegóły Wdrożenia
Co Obejmowała Ta Cena
Koszt realizacji tego wdrożenia wyniósł 88 000 zł – była to łączna wartość projektu, rozliczana etapowo wraz z postępem prac. Podana kwota odnosi się do konkretnego, uzgodnionego zakresu tego wdrożenia. Wycena projektów ERP zależy od skali działalności, zakresu funkcjonalnego i złożoności – poniżej znajdziesz zestawienie tego, co było włączone w tę kwotę i co wykraczało poza jej zakres.
W cenie było
- Analiza procesów biznesowych (produkcja + sprzedaż B2B)
- Konfiguracja ERPNext: produkcja, BOM, zlecenia, magazyn, finanse
- Portal B2B dla dystrybutorów (standardowy moduł ERPNext)
- Integracja z kurierami (API InPost / DPD / DHL)
- Automatyczne powiadomienia email/SMS w kluczowych etapach
- Migracja danych z Excela (produkty, kontrahenci, stany magazynowe)
- Szkolenia dla zespołu biurowego i produkcji (4 dni)
- Opieka powdrożeniowa przez pierwsze 3 miesiące
Poza ceną pozostało
- Integracja z zewnętrznym systemem księgowym klienta
- Dedykowane raporty niestandardowe (poza standardem ERPNext)
- Rozbudowany e-commerce (sklep internetowy B2C)
- Obsługa wielowalutowości i sprzedaży eksportowej
- Dodatkowe moduły (HR, lista płac, serwis posprzedażowy)
Zakres tego wdrożenia odpowiada typowemu projektowi dla małej firmy produkcyjnej z prostym modelem sprzedaży B2B – bez złożonych integracji i bez wieloetapowego łańcucha dostaw. Koszt każdego wdrożenia zależy od zakresu funkcjonalnego, liczby integracji oraz jakości i kompletności danych wejściowych – dlatego ten case study służy jako punkt odniesienia, a nie jako oferta cenowa.
"Kiedyś spędzałam wieczory na wystawianiu faktur, dzwonieniu do klientów i liczeniu materiałów. Teraz system robi to za mnie. Nasi dystrybutorzy są zachwyceni portalem – widzą wszystko online. Najlepsza inwestycja w rozwój firmy w ostatnich latach. Za niecałe 800 zł miesięcznie mam narzędzie, które wcześniej kosztowałoby dziesiątki tysięcy."
Anna Nowak Współwłaścicielka, Komfort Meble
Przebieg Wdrożenia
Miesiąc 1: Analiza i projektowanie
Szczegółowy audyt procesów produkcyjnych i sprzedaży B2B, mapowanie workflow, inwentaryzacja danych w Excelach, przygotowanie specyfikacji wdrożenia
Miesiąc 2: Konfiguracja podstawowa
Konfiguracja modułów: sprzedaż, zakupy, magazyn, finanse; migracja kartotek kontrahentów i produktów z Excela
Miesiąc 3: Produkcja i BOM
Budowa struktury BOM dla asortymentu, konfiguracja zleceń produkcyjnych, automatyczne zapotrzebowania materiałowe, testy z realnym zleceniem
Miesiąc 4: Portal B2B i integracje
Uruchomienie portalu B2B dla dystrybutorów, integracja API z fakturownią, konfiguracja automatycznych powiadomień email/SMS
Miesiąc 5: Szkolenia zespołu
Szkolenia dla pracowników biura i hali produkcyjnej (4 dni), onboarding dystrybutorów do portalu B2B, dokumentacja użytkownika
Miesiąc 6: Testy równoległe
Równoległa praca w Excelu i ERPNext, weryfikacja poprawności danych, dostrajanie procesów i automatyzacji na podstawie uwag zespołu
Miesiąc 7: Pełne uruchomienie
Całkowite wyłączenie Exceli, produkcyjne uruchomienie wszystkich modułów, aktywacja portalu B2B dla wszystkich 23 dystrybutorów, start opieki powdrożeniowej
Chcesz podobne rezultaty?
Umów bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak ERPNext może pomóc Twojej firmie produkcyjnej