O integracji
KSeF Integration łączy ERPNext z Krajowym Systemem e-Faktur w obu kierunkach. Faktury zakupowe są automatycznie pobierane z KSeF i przetwarzane w osobnym dokumencie Faktura KSeF, z którego powstaje faktura zakupu. Faktury sprzedażowe można wysyłać do KSeF jednym przyciskiem bezpośrednio z zatwierdzonej Sales Invoice — system sam szyfruje dokument, otwiera sesję online w KSeF, przesyła fakturę i zapisuje zwrócony numer KSeF w ERPNext.
Integracja obsługuje środowisko DEMO i PRD, uwierzytelnianie tokenem lub certyfikatem oraz automatyczną synchronizację co godzinę.
Dwa kierunki, jeden system
Pobieranie faktur zakupowych
Faktury od dostawców trafiają do ERPNext automatycznie co godzinę lub po ręcznym uruchomieniu synchronizacji. System tworzy dokument Faktura KSeF, a na jego podstawie — fakturę zakupu.
Wysyłanie faktur sprzedaży
Zatwierdzona Sales Invoice zyskuje przycisk „Wyślij do KSeF". System generuje XML faktury, szyfruje go kluczem MF, otwiera sesję online, przesyła dokument i zapisuje numer KSeF w ERPNext.
Automatyczna synchronizacja
Nowe faktury zakupowe są pobierane co 60 minut bez ingerencji użytkownika. Synchronizację można też uruchomić ręcznie w dowolnym momencie.
DEMO i produkcja
Integracja obsługuje oba środowiska KSeF — testowe i produkcyjne. Uwierzytelnianie odbywa się tokenem lub certyfikatem kwalifikowanym.
Workflow: faktura zakupowa z KSeF
Synchronizacja
System automatycznie pobiera nowe faktury z KSeF co godzinę lub po ręcznym uruchomieniu synchronizacji.
Faktura KSeF
Każda faktura trafia do osobnego dokumentu Faktura KSeF z podglądem HTML, numerem KSeF, datą wystawienia, kwotą, walutą i NIP sprzedawcy.
Mapowanie i walidacja
Użytkownik przypisuje pozycje do towarów i jednostek miary. System sprawdza kontrahenta, pozycje, UOM oraz mapowania VAT i kont przed księgowaniem.
Faktura zakupu
Po walidacji powstaje faktura zakupu powiązana z dokumentem Faktura KSeF. Dokument zawiera numer KSeF, sekcję KSeF w More Info i link do faktury źródłowej.
Workflow: wysyłanie faktury sprzedaży do KSeF
Zatwierdź Sales Invoice
Przycisk „Wyślij do KSeF" pojawia się wyłącznie na zatwierdzonych fakturach sprzedaży, co eliminuje ryzyko wysłania dokumentu roboczego.
Generowanie i szyfrowanie XML
System generuje XML faktury zgodny ze schematem FA(3), szyfruje go kluczem symetrycznym AES-256, a klucz sesji zabezpiecza certyfikatem RSA Ministerstwa Finansów.
Wysyłka do KSeF
Integracja otwiera sesję online w KSeF, przesyła zaszyfrowany dokument, a następnie zamyka sesję. Cały proces odbywa się w tle, bez konieczności opuszczania ERPNext.
Numer KSeF w systemie
Po pomyślnej wysyłce system zapisuje zwrócony numer KSeF bezpośrednio w Sales Invoice, dzięki czemu faktura i jej status są dostępne w jednym miejscu.
Zakres integracji
Wysyłanie Sales Invoice
Przycisk dostępny tylko dla zatwierdzonych faktur. System generuje XML, szyfruje go i wysyła do KSeF w tle, zapisując numer KSeF w dokumencie.
Pobieranie i filtrowanie
Lista faktur zakupowych pokazuje numer, datę wystawienia, kwotę brutto, walutę i NIP sprzedawcy — szybkie filtrowanie i weryfikacja bez dodatkowych kliknięć.
Dostawca i adres
Jeśli dostawcy nie ma w systemie, integracja tworzy go automatycznie wraz z adresem na podstawie danych z faktury KSeF.
Pozycje i UOM
Mapowanie pozycji faktury na Item i jednostkę miary — ręczne lub automatyczne, z walidacją przed utworzeniem faktury zakupu.
Mapowanie VAT i kont
Reguły mapowania stawek VAT i kont księgowych ustawiane raz, stosowane automatycznie przy każdej fakturze.
Powiadomienia i skróty
Powiadomienie systemowe o nowej fakturze KSeF oraz skróty do dokumentów Faktura KSeF w workspace Accounting i Payables.
Automatyczna wysyłka sprzedaży
Codziennie o wybranej godzinie system sam wysyła do KSeF wszystkie zatwierdzone, a jeszcze niewysłane faktury sprzedaży. Przy błędzie wysyłki księgowość dostaje powiadomienie e-mail.
Faktury wystawione poza ERPNext
Faktury sprzedaży wystawione poza systemem (np. w aplikacji podatnika KSeF) są pobierane z KSeF i zapisywane jako Sales Invoice, a na ich podstawie można jednym kliknięciem odtworzyć zamówienie sprzedaży.
Kursy walut z NBP
Automatyczne pobieranie średnich kursów NBP dla wybranych walut (domyślnie EUR, USD, GBP) — faktury walutowe przeliczane są po właściwym kursie bez ręcznego wpisywania.
Rachunki bankowe
Nazwa banku uzupełnia się automatycznie na podstawie numeru rachunku (NRB), a dane płatności z faktury trafiają do dokumentu.
Waluta umowna i transakcje trójstronne Pro
Na fakturze sprzedaży podasz walutę i kurs uzgodnione z kontrahentem (warunki transakcji FA(3)) — są wysyłane do KSeF i odczytywane z faktur zakupowych. Obsługa procedury uproszczonej w transakcjach trójstronnych z czytelnym oznaczeniem na fakturze.
Dodatkowe informacje i stopka Pro
Dowolne dodatkowe opisy (klucz–wartość) oraz stopka faktury przekazywane do KSeF i widoczne w podglądzie faktury — np. numer zamówienia, warunki dostawy czy dane rejestrowe firmy.
Powiadomienia e-mail Pro
E-mail z informacją o nowej fakturze w KSeF — wystawcy, kwocie i pozycjach — trafia do wskazanych osób, nie tylko jako powiadomienie w systemie. Data rejestracji w KSeF uzupełnia się w fakturze zakupu automatycznie.
Wiele firm na jednym site Pro · wkrótce
KSeF działa jednocześnie dla wielu podmiotów gospodarczych w jednej instancji ERPNext — każda firma z własnym NIP, uwierzytelnieniem i synchronizacją. Idealne dla grup kapitałowych i biur rachunkowych.
Wizualizacja faktur sprzedaży Pro · wkrótce
Podgląd wystawionej faktury dokładnie tak, jak zobaczy ją kontrahent w KSeF — do weryfikacji przed wysyłką i do przekazania klientowi.
Ograniczenie: na ten moment integracja nie obsługuje jeszcze faktur wystawianych w UE (dla kontrahentów z innych krajów Unii Europejskiej).
Więcej niż integracja — uzupełniona polska księgowość w ERPNext
Aplikacja nie tylko łączy ERPNext z KSeF, ale również dopracowuje moduł polskiej księgowości o elementy, których brakuje w bazowej wersji systemu.
Poprawne faktury korygujące
Korekty obsługiwane zgodnie z polską praktyką, z blokadą anulowania faktur, które zostały już wysłane do KSeF — zmiany wprowadzasz wyłącznie fakturą korygującą.
Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa
Pełnoprawna faktura zaliczkowa, która dotychczas nie była dostępna w ERPNext — bazowy system pozwalał jedynie zarejestrować samą zaliczkę. Do tego faktura rozliczeniowa (końcowa) oraz korekty faktur zaliczkowych i rozliczeniowych, zgodne ze schematem FA(3).
Automatyczna numeracja faktur
Dodatkowa konfiguracja i mechanizm automatycznego przypisywania numeracji do faktur — według ustalonych serii, bez ręcznego pilnowania kolejnych numerów.
Sprawdzi się jeśli
Ta integracja jest dla Ciebie, jeśli:
- masz ERPNext i chcesz wysyłać faktury sprzedaży do KSeF bezpośrednio z systemu
- chcesz automatycznie pobierać i przetwarzać faktury zakupowe z KSeF
- księgowość potrzebuje walidacji zanim powstanie faktura zakupu
- zależy Ci na automatycznym tworzeniu dostawców i adresów z danych faktury
- chcesz mieć numer KSeF widoczny w Sales Invoice i fakturze zakupu bez ręcznego wpisywania
Cennik
Dwie wersje licencji dożywotniej: Standard dla jednej firmy oraz Pro dla grup kapitałowych i firm handlujących z zagranicą. Bez opłat za liczbę faktur, bez ukrytych kosztów.
Standard — licencja dożywotnia
Cena promocyjna dla pierwszych klientów nowej aplikacji, ważna do końca 2026 roku. Cena regularna: 3 990 PLN netto.
Jednorazowa opłata za pełną integrację KSeF dla jednej instancji ERPNext i jednej firmy (jeden NIP w KSeF). W cenie pierwszy rok wsparcia technicznego i aktualizacji.
- Wysyłanie Sales Invoice do KSeF
- Pobieranie faktur zakupowych z KSeF
- Tworzenie faktury zakupu z dokumentu Faktura KSeF
- Automatyczna synchronizacja co 60 minut
- Faktury korygujące, zaliczkowe, rozliczeniowe i automatyczna numeracja
- Automatyczna codzienna wysyłka sprzedaży i kursy walut NBP
- Wsparcie techniczne i aktualizacje — rok w cenie
Pro — licencja dożywotnia
Cena promocyjna dla pierwszych klientów, ważna do końca 2026 roku. Cena regularna: 5 990 PLN netto.
Wszystko z wersji Standard oraz funkcje dla firm z wieloma podmiotami i transakcjami zagranicznymi. W cenie do 3 firm (NIP) na jednej instancji ERPNext i pierwszy rok wsparcia.
- Wszystkie funkcje wersji Standard
- Waluta umowna i kurs uzgodniony z kontrahentem
- Transakcje trójstronne (procedura uproszczona)
- Dodatkowe opisy i stopka faktury w KSeF
- Powiadomienia e-mail o nowych fakturach
- Wiele firm (NIP) na jednym site — do 3 w cenie, każda kolejna +990 PLN netto (wkrótce)
- Wizualizacja wystawianych faktur sprzedaży (wkrótce)
- Wsparcie techniczne i aktualizacje — rok w cenie
Przedłużenie wsparcia
Opcjonalne przedłużenie wsparcia technicznego i dostępu do aktualizacji po pierwszym roku. Integracja działa bez przerwy niezależnie od decyzji o odnowieniu.
- Wsparcie techniczne przez kolejny rok
- Wsparcie KSeF przez helpdesk — 3 zgłoszeń (slotów) w ramach opłaty
- Dostęp do nowych wersji i aktualizacji
- Zgodność z kolejnymi zmianami w KSeF API
Systemy takie jak Comarch czy Symfonia pobierają opłaty za KSeF w modelu rocznym i per dokument — od 630 zł do ponad 2 500 zł rocznie, rosnąco wraz z wolumenem faktur. Tutaj płacisz raz, bez limitu dokumentów.
Połącz ERPNext z KSeF
Porozmawiajmy o uruchomieniu integracji KSeF w Twoim ERPNext — zarówno dla faktur zakupowych, jak i sprzedażowych.
Umów rozmowę